Nota — Esta infografía es un ejemplo real de implementación
La estructura, módulos, roles, integraciones y flujos que aquí se muestran corresponden a una implementación activa en producción. Todo es completamente adaptable: los roles pueden renombrarse o ampliarse, el funnel de admisión se ajusta al proceso de cada institución, las integraciones son opcionales, y los formularios públicos se personalizan con la identidad visual de cada institución. Cada proyecto parte de esta base y evoluciona según las necesidades específicas del cliente.
CRM
de Captación Estudiantil
Plataforma web que centraliza el seguimiento de prospectos, automatiza comunicaciones y mide la conversión de estudiantes desde el primer contacto hasta la inscripción.
Gestión de Prospectos
Registro, seguimiento y clasificación de interesados. Historial completo de interacciones: llamadas, correos, WhatsApp y visitas presenciales.
Dashboard & Estadísticas
Métricas en tiempo real por agente, programa y ciclo. Funnel de conversión, productividad, interesados sin seguimiento y metas por carrera.
Catálogo de Programas
Configuración de carreras, modalidades (presencial, en línea, ejecutiva) y asignación de directores de facultad por programa.
Flujo de Admisión
Evaluación psicopedagógica, entrevista con dirección, control de documentos y seguimiento de pagos de preinscripción e inscripción.
Ciclos & Metas
Definición de ciclos de captación por nivel educativo. Cuotas de inscripción por programa con seguimiento de avance en tiempo real.
Administración
Gestión de usuarios, roles y permisos. Configuración de esquemas y transiciones de status. Horarios de agentes e impersonación para soporte.
Etapas del proceso (Ejemplo) — de interesado a inscrito
Nuevo registro
Primer contacto
En proceso
Registro examen
Realizar examen
Expediente
Cada transición de status está controlada por rol. El sistema alerta sobre prospectos sin contacto y casos estancados.
| Rol | Perfil | Acceso & Capacidades |
|---|---|---|
| master | Administrador TI | Acceso completo al sistema. Configuración general. |
| agente-crm-admin | Coordinador de agentes | Supervisa a todo el equipo de admisiones y tiene visibilidad global. |
| agente-crm | Asesor de admisiones | Atiende y da seguimiento a sus prospectos asignados. |
| agente-crm-recepcion | Recepción / Eventos | Registra nuevos prospectos en ferias, eventos o recepción. |
| director-de-facultad | Director de carrera | Revisa candidatos de sus programas y participa en el proceso de admisión. |
| subdirector-de-facultad | Subdirector / Asistente | Apoya al director de carrera con las mismas capacidades de visibilidad. |
| ingresos | Caja / Ingresos | Registra y confirma pagos del proceso de admisión. |
| dir-control-escolar | Control escolar | Gestiona la documentación e inscripción formal del alumno. |
| directivo | Directivo institucional | Consulta el avance general del proceso de captación. |
WATI
WhatsApp Business. Ingesta de leads desde conversaciones. Asignación automática de agente.
Mailchimp
Email marketing. Sincronización de contactos y gestión de campañas de nurturing.
Office 365 SMTP
Correos automáticos: bienvenida al prospecto, notificaciones de cambio de status y reportes.
reCAPTCHA v3
Protección invisible en formularios públicos. Bloquea bots sin fricción para el usuario.
Registro para Admisión
Formulario completo con datos personales, programa de interés y carga de documentos (acta, formulario de admisión).
Captura Rápida de Interesado
Formulario ligero para ferias, eventos y visitas. Solo datos esenciales.
Formulario de Eventos
Registro express para asistentes a actividades realizadas o promocionadas por la institución.
API Webhook Externa
Endpoint autenticado con API key para recibir leads desde landing pages, Facebook Lead Ads u otros sistemas de terceros.
Asignación Automática de Agentes
El sistema distribuye prospectos entre agentes según reglas configurables: por programa, por turno o por conversación en WhatsApp (WATI).
Alertas de Seguimiento
Detecta automáticamente prospectos sin contacto en X días y casos estancados, con recordatorios para el agente responsable.
Multi-sede / Multi-facultad
Configurable por sede y facultad, permitiendo una gestión centralizada de múltiples ubicaciones y departamentos.
Plataforma 100% Web
Accesible desde cualquier dispositivo con navegador e internet — computadora, tablet o celular. Sin instalaciones ni actualizaciones manuales.